Організація кредитного досьє

Кредитне досьє повинне бути влаштоване так, щоб підтримувати розвиток кредитних відносин у часі і полегшити збір і доступ до інформації. Багато які банки мають директиви ведення досьє для кожного відділу. Такі директиви можуть включати в себе:
• Інформаційні листи і оцінки кредиту
• Замітки і переписку з клієнтом
• Робочу переписку
• Опитування і дослідження
• Таблиці і фінансову звітність
• Документацію
• Звіти агентств
• Звіти про надане забезпечення
• Інше
Інформаційні листи і оцінки кредиту. Сюди можуть входити презентації кредиту, подані на різні кредитні комітети, а також підтвердження, видані керівниками в рамках їх функцій.
Замітки і переписка з клієнтом. Сюди входить замітки, які відносяться до справи, написані банківськими співробітниками відносно клієнта. Такі замітки повинні містити детальну інформацію про умови видачі кредиту, будь-які особливі обставини, плани повернення кредиту, а також звіти про відвідування клієнта, протоколи відповідних переговорів і т. д.
Робоча переписка містить всю вхідну і вихідну переписку з клієнтом в хронологічному порядку.
Опитування і дослідження. Опитування і дослідження відносно кредиту можуть включати в себе переписку і записи телефонних опитувань в процесі їх проведення.
Таблиці і фінансова звітність. Цей розділ включає в себе таблиці, а також річні звіти, іншу фінансову звітність і фінансовий аналіз позичальника.
Документація може включати в себе всі різні кредитні угоди, а також іншу юридичну документацію, наприклад, свідчення про реєстрацію, перелік осіб, що мають право підпису, дозволу на будівництво (у разі видачі кредиту на проектне фінансування).
Звіти агентств, дослідження і новини, подібні тим, які видають агентства Moody's, Standard і Poor's та ін.
Звіти про надане забезпечення включають в себе всі папери відносно гарантій по кредиту.
Інше включає в себе всю інформацію, не включену в попередні розділи, наприклад, газетні статті і т. п.
Важливо відмітити, що банку потрібно розробити уніфікований підхід відносно форми і змісту кредитних файлів по двох причинах: для того, щоб пересвідчитися, що щось не забуте, а також для полегшення роботи банківських керівників. Уніфіковані файли полегшують пошук інформації.
Розробка процедури зберігання інформації
Важливо установити процедури написання и подшивки службових записок, листів, фінансових звітів та інших відповідних документів по всьому банку. Банк повинен формалізувати ці процедури та визначити їх у якості політики. Необхідно слідкувати, щоб особиста та зовнішня документація зберігалась окремо від кредитних файлів. Зміст кредитного файлу може бути предметом розглядання в суді, і письмові коментарі сугубо особистого змісту можуть бути неправильно інтерпретовані у випадку судового розбирательства. Крім розробки структури кредитних файлів важливо встановити процедури руху всередині банку і систематичної класифікації листів, заміток, фінансової звітності і іншої відповідної інформації. Існує декілька методів організації правильного зберігання документів. Перший з них передбачає, що менеджер проекту є єдиною особою, відповідальною за отримання і розміщення документації в кредитному файлі. У другому випадку банк формалізує ці процедури і визначає їх як політику банку. Необхідно вжити заходів, щоб особиста або стороння інформація не попадала в кредитні файли. Керівники проектів повинні пам'ятати, що зміст кредитних файлів може з'явитися матеріалом для ведення судового розгляду, і що коментарі спекулятивного або суто особистого характеру можуть бути неправильно інтерпретовані в суді.
Кредитний аналіз. Кредитний аналіз має на увазі оцінку різної інформації, яка може допомогти при прийнятті рішення про те, чи варто видавати кредит клієнту. Кредитний аналіз включає в себе не тільки аналіз фінансових звітів певної компанії, але також ряд інших чинників, що впливають на минуле, справжнє і, що найбільш важливо, на вірогідне майбутнє компанії. Метою кредитного аналізу є спробувати встановити міру ризику при наданні позичальнику певного розміру кредиту на певний термін.
Результатом хорошого кредитного аналізу повинна бути відповідна фактична інформація, причому інший банківський персонал повинен мати можливість ясно зрозуміти, чому аналітик прийшов до тієї або іншої думки.
Однієї з функцій аналітика також повинне бути визначення того, чи досить для прийняття рішення інформації, наданої позичальником, або необхідне отримання додаткової інформації або проведення додаткового дослідження. У більшості банків, аналітики допомагають кредитним керівникам в їх роботі тим, що збирають, організують і аналізують відповідну інформацію. Ця робота допомагає швидко і точно розглядати заявки на кредит тим людям в банку, які відповідальні за прийняття рішення про надання кредиту.